• darkblurbg

WVI doet er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het voor komen dat u niet tevreden bent over onze dienstverlening. Het spreekt vanzelf dat u uw klacht dan aan ons kunt melden. Wij behandelen uw klacht zorgvuldig. WVI streeft ernaar klachten binnen uiterlijk tien werkdagen af te handelen.

 

  1. Doel van de klachtenprocedure

Door middel van een systematische klachtenregistratie en -behandeling werkt WVI actief aan het verhelpen en voorkomen van klachten. Het doel van de klachtenprocedure is het structureren van het proces van klachtenbehandeling binnen de organisatie. Iedere klacht wordt serieus genomen. Met deze procedure willen wij bewerkstelligen dat de klacht zo spoedig mogelijk en naar tevredenheid wordt afgehandeld.

 

  1. Open communicatie met uitzendkrachten en klanten

Tijdens het intakegesprek worden niet alleen de werkervaringen en wensen van de uitzendkracht besproken, maar ook diverse procedurele onderwerpen. Eén van deze onderwerpen is de klachtenprocedure als onderdeel van ons kwaliteitsbeleid.

WVI stelt zich tot doel om de wensen en verwachtingen van zowel de klant als de uitzendkracht dusdanig op elkaar af te stemmen, dat er een optimale match ontstaat.

In de week dat de uitzendkracht start vragen wij zowel de klant als de uitzendkracht wat zijn / haar eerst indruk van de samenwerking is. Mochten er nog onduidelijkheden zijn of punten van kritiek, dan kan WVI deze meteen in behandeling nemen en een oplossing bieden.

Daarnaast bezoeken wij de uitzendkracht op de werkplek en vinden er regelmatig evaluatiegesprekken plaats met onze uitzendkrachten.

WVI is een onderneming met informele onderlinge relaties. Hierdoor kunnen medewerkers nauw samenwerken en snel inspelen op vragen en oplossingen formuleren.

Door elkaar te informeren en gebruik te maken van elkaars kennis en inzicht ontwikkelen wij constant de kwaliteit van onze dienstverlening. De vertrouwensband tussen medewerker en uitzendkracht is groot; uitzendkrachten komen frequent langs op de vestiging en bellen regelmatig.

Door de open communicatie, laagdrempeligheid en professionaliteit van de bureaumedewerkers worden knelpunten en/of problemen bespreekbaar gemaakt. Hierdoor kunnen wij klachten vaak voorkomen, waardoor wij de hoeveelheid van het aantal klachten zeer laag weten te houden.

 

  1. Werkwijze

3.1 Ontvangen en registreren van een klacht

Via de pagina www.wvibedrijfsdiensten.nl/klacht-indienen kan men de klacht indienen. De klacht wordt via de website ontvangen op info@wvibedrijfsdiensten.nl

De indiener van de klacht ontvangt via de website automatisch een ontvangstbevestiging op zijn / haar e-mail. De HR-afdeling registreert de klacht en zorg ervoor dat de klacht uiterlijk op de eerstvolgende werkdag wordt doorgezonden naar de betreffende afdeling of behandelaar. Klachten op het gebied van bejegening, intimidatie of discriminatie worden altijd behandeld door de vertrouwenspersoon.

Afhankelijk van de aard of ernst van de klacht wordt deze:

  • door de ontvanger op de afdeling of vestiging zelf in behandeling genomen en afgehandeld; of
  • gemeld aan de leidinggevende.

 

HR registreert de volgende gegevens:

  • datum ontvangst;
  • naam klant;
  • e-mail adres
  • telefoonnummer;
  • korte omschrijving klacht.

 

3.2 Behandelen van een klacht

De klachtbehandelaar van de afdeling of vestiging stelt, indien mogelijk en nodig, een passende oplossing voor aan de klant. De behandelaar legt de oplossing schriftelijk vast en verzendt deze aan de klager en in afschrift aan de HR-afdeling.

Indien de ontvanger de klacht zelf niet - of niet direct - kan oplossen wordt deze aan de leidinggevende voorgelegd.

Er dient te worden vermeld:

  • behandelaar van klacht;
  • oorzaak;
  • oplossing;
  • wel / niet overeenstemming met klant;
  • datum

 

  1. Verantwoordelijkheden

Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het correct afhandelen van een klacht.

De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor de afwikkeling van de klacht.

De leidinggevende is verantwoordelijk voor de analyse en archivering van de klachtenformulieren en andere daaraan gerelateerde documenten en de bewaking van de klachtenafhandeling.

De HR-afdeling informeert uiterlijk 10 werkdagen na het doorzenden van de klacht bij de betreffende verantwoordelijke hoe de klacht is afgehandeld. Tevens vraagt de HR-afdeling de klager of de klacht naar tevredenheid is afgehandeld. HR informeert de directie en het management over de voortgang de klachtenprocedures. Indien nodig wordt de klacht geanonimiseerd gebruikt als casus voor het bijstellen van werkprocessen.

 

  1. Registraties

Het klachtenformulier wordt opgeborgen in het daarvoor bestemde beveiligde systeem.