Privacy en zieke medewerkers: wat u wel én niet mag vragen

Bij zieke medewerkers spelen meerdere belangen: werkgevers willen informatie over de verwachte duur van de ziekte, terwijl werknemers recht hebben op privacy.

Als uw medewerker zich ziek meldt, is het voor u belangrijk wat de aard en de verwachte duur van de ziekte is in verband met loondoorbetaling. Medewerkers hebben echter recht op privacy, waardoor u bepaalde informatie niet mag vragen. In dit artikel leest u wat u wel mag vragen en doen, en wat niet mag.

Wel: informeren naar de vermoedelijke duur van de ziekte en het verpleegadres

Als werkgever is het van belang dat u weet hoe lang uw medewerker vermoedelijk niet naar het werk kan komen, welke werkzaamheden lopen en of er afspraken gepland staan die verzet moeten worden. Hier mag u daarom naar informeren. Daarnaast mag u vragen wat het (verpleeg)adres is waar uw medewerker verblijft. Dit heeft te maken met het volgende punt: controle.

Wel: controleren of uw medewerker echt ziek is

U mag controleren of uw werknemer ziek is. Het is voor u namelijk belangrijk om te weten of de loondoorbetaling terecht is. Wat niet mag, is verwachten dat uw medewerker constant thuis is. In uw verzuimreglement moeten daarom regels staan omtrent de tijdstippen waarop de medewerker thuis is, zodat de arbodienst of bedrijfsarts contact kan opnemen. Houdt een medewerker zich niet aan de regels, dan kunt u het loon inhouden.

Niet: vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte

Het is verboden om te vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte van uw medewerker. Doet u dat wel, dan hoeft hij of zij geen antwoord te geven. Uiteraard is het wel toegestaan dat uw medewerker uit eigen beweging vertelt over de ziekte. Maar, als dat gebeurt mag u deze medische gegevens niet registreren. Dat mag alleen de arbodienst of bedrijfsarts. Registreren hoe vaak en hoe lang een medewerker ziek is mag wel.

Uitzondering: medische gegevens wél registreren

Natuurlijk zijn er uitzonderingssituaties waarin u medische gegevens van medewerkers juist wel mag registreren. Eén van die uitzonderingen is wanneer een medewerker epilepsie heeft. In dat geval is het belangrijk dat collega’s hiervan op de hoogte zijn, zodat ze weten hoe ze moeten handelen als uw medewerker een epileptische aanval heeft.

Wel: valt de medewerker onder een vangnetbepaling van de Ziektewet

In verband met loondoorbetaling is het belangrijk voor u om te weten of uw medewerker onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt. Als dat namelijk het geval is betaalt het UWV het loon uit in plaats van u. Wat niet mag, is vragen onder welke vangnetbepaling uw medewerker valt.   

Niet: vragen of het verzuim werkgerelateerd is

Het is toegestaan om te vragen of de ziekte van uw medewerker is veroorzaakt door een arbeidsongeval. Het is daarentegen verboden om te vragen of het verzuim werkgerelateerd is. Dat laatste valt onder dezelfde privacywetten als het vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte.

Wel: vragen over er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid

Als uw medewerker een verkeersongeval heeft gehad en mogelijk re-integratie nodig heeft, dan is het belangrijk voor u om dat te weten. Mogelijk kunt u namelijk de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie verhalen op de veroorzaker van het ongeval.

Wel: informeren hoe het met uw zieke medewerker gaat

Informeren hoe het gaat mag niet alleen, als goede werkgever bent u natuurlijk geïnteresseerd in het welzijn van uw medewerkers. Gesprekken voeren over hoe het met uw medewerker gaat en of u nog iets voor hun kunt betekenen, is daarom aan te bevelen. Zolang u niet vraag naar de aard en oorzaak van de ziekte, medische gegevens niet registreert en de informatie niet gebruikt om te beoordelen of de medewerker weer inzetbaar is, handelt u volledig volgens de privacywetgeving.

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op.

Dit artikel geeft een beeld van uw privacyverplichtingen als werkgever, maar is geen juridisch advies. Aan het artikel kunnen geen rechten worden ontleend.